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Cuando el archivo se convierte electrónico parte II: Metodologías y procesos de trabajo del Proyecto

Luz Muñoz, Jefa de Catalogación del ICAA, participó en los primeros esfuerzos de sistematización documental del arte contemporáneo chileno. Dada la realidad que los fondos documentales locales eran pequeños y fragmentados, ella reconoció que una copia digital “permite preservar, resguardar el patrimonio.” En este blog dividido en dos partes, Muñoz reflexiona sobre la historia temprana y el proceso colaborativo del Proyecto de Documentos del ICAA. Haga click aquí para leer la primera parte.

El proceso que se realiza para que un documento pase a ser un archivo electrónico en Documents of Latin American and Latino Art tiene varias capas y procesos, en las cuales intervienen una cadena de personas.

La infraestructura técnica para hacer el trabajo, ya sea escáner o máquina fotográfica para realizar las copias digitales y los computadores portátiles, fue otorgada a los equipos locales por el ICAA.

Seleccionados los documentos desde los acervos locales, se realizaba una copia digital, que era enviada al departamento de imágenes del ICAA. En los primeros años se hacía a través de CD, y luego se instaló un sistema de envío online.

Discos compactos utilizados como método principal de entrega de imágenes para documentos digitalizados en Chile en la primera fase del Proyecto de Documentos. Foto: Junior Fernandez, Especialista de Procesamiento de Imágenes del ICAA

De la misma manera se realizaban las fichas con los datos bibliográficos, la fuente de donde se había sacado, si era un artículo o una parte de un documento, libro o folleto. Para realizar las sinopsis y anotaciones críticas, que finalmente ha sido uno de los aportes significativos del proyecto.

La digitalización de las imágenes, fue un desafío y un aprendizaje para nosotros. El trabajo colaborativo desde las instituciones y las redes privadas de los investigadores, hicieron posible realizar este proceso de digitalización.

La gestión de permisos de publicación, en este caso, ha sido mixta. Por una parte se gestionaron los permisos directamente desde Chile, la otra se ha realizado desde el equipo de Houston y su departamento encargado de copyright del ICAA.

Solicitud de autorización de derechos de autor

Nuestra experiencia en Chile, no estuvo exenta de ensayo y error, lo que significó que con el avance del proyecto se fue perfeccionando y mejorando las metodologías de trabajo y sus resultados.

En una segunda etapa del proceso, todo lo recogido y procesado junto a todos los contenidos generados por los investigadores se enviaron al equipo Central de del ICAA, en el MFAH.

Mientras me encontraba finalizando mis estudios de postgrado en Ginebra, el ICAA me convoca para seguir colaborando con el proyecto, en este caso desde el equipo central en Houston, trabajando con ellos desde el 2008 hasta hoy y desde hace varios años cómo responsable del área de catalogación de los archivos digitales en el Proyecto de Documentos.

Desde el ICAA-MFAH, el equipo central nos hacemos cargo de toda la cadena siguiente, es decir el tratamiento de los datos e imágenes en la base de datos para que finalmente formen parte del archivo digital desde el sitio web.

Formar parte de un proyecto de este tipo, para mí ha sido muy gratificante, ha sido un gran aprendizaje y experiencia. En este punto quisiera referirme principalmente a algunos aspectos que me parecen relevantes de lo que ofrecemos.

Hoy día la tecnología nos permite acceder a través de las bases de datos digitales a documentos que viajan a cualquier parte del mundo, donde quiera que hay un investigador o un estudiante buscando. En este sentido es fundamental que el proyecto sea de acceso abierto u “open access” en inglés. Otro aspecto que me parece interesante, es que el proyecto sólo ha realizado copias digitales de los archivos, todos los originales están en sus lugares de origen o en los acervos que los conservan.

A parte de abrir el acceso y la divulgación del conocimiento globalmente, ¿ qué puede permitir u ofrecer un documento digital? Una copia digital también permite preservar, resguardar el patrimonio en un formato que puede permanecer en el tiempo, si un archivo por A, B, o C, se destruye o se rompe en el lugar de origen, o si ese documento tampoco ya puede ser acceso [que pasa muchas veces], por razones de conservación, la copia digital permite acceder a su contenido. De cómo lo virtual hoy día nos ha cambiado la vida.

Roberto Matta, Sin miedo abrir el verbo ojo al infrarrojo. Registro ID: 765447

Finalmente, Documents of Latin American and Latino Art, el resultado de este esfuerzo mancomunado de equipos de profesionales, ha permitido tener hoy día un sitio web con la base de datos de mayor magnitud a nivel mundial en su tipo. Sobre todo por el tipo de contenido que estamos ofreciendo nosotros en el sitio, abriendo un universo para cualquier persona sin tener que viajar al lugar de origen del documento. El lograr tener estos documentos digitalizados, puestos de acceso al público, ha sido un gran viaje.

Un proyecto que se ha construido peldaño a peldaño, que a su haber tiene varios aspectos que relevar, desde mi punto de vista. Desde Chile, este primer esfuerzo que se ha hecho es justamente poder rescatar aquellos documentos, archivos y fuentes primarias que fueran fundamental para la historia, visibilizando también las redes e historias locales, nombres, que no habían sido visibilizados en las historias editadas institucionalmente hasta ese momento. En este sentido, el proyecto permite abrir espacios para nuevas investigaciones, nuevas historiografías.

En otros aspectos, es gratificante poder ofrecer a los usuarios del mundo entero el acceso a los documentos y contenidos, lo que significa a nivel de visibilidad para el arte chileno y el de América Latina, y lo latino en los Estados Unidos, ha costado mucho para poder visibilizar sus historias. Porque digamoslo también, es una democratización de acceso a la información importante.

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